Effizienter Podcasten: Tipps & Tools für einen zeitsparenden Workflow

Die richtige Organisation & ein optimierter Workflow – für eine zeitsparende und stressfreie Produktion

Ein Podcast kann schnell viel Zeit in Anspruch nehmen. Von der Ideenfindung und Planung bis zur Vermarktung kannst du auch mal 10-20 Stunden für eine Episode benötigen! Daher ist es entscheidend, sich gut zu organisieren. Mit der richtigen Organisation und einem effizienten Workflow kannst du viel Zeit sparen und effektiver arbeiten – und zugleich die Qualität deiner Episoden steigern.

In diesem Artikel erfährst du, wie du deinen Podcast Workflow optimierst und welche Strategien dir helfen, deine Produktionsprozesse zu verbessern. Zudem gibt es ein paar wertvolle Tipps und Tools, die dir dabei helfen können.

Die Bedeutung eines effizienten Podcast Workflows

Ein gut durchdachter und strukturierter Workflow ist das A und O, um deinen Podcast effizient und stressfrei zu produzieren. Es geht darum, den Überblick zu behalten, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Qualität deiner Episoden und ihre konstante, pünktliche Veröffentlichung sicherzustellen.

Zudem ist es extrem wichtig, dass du deine Freude am Podcasting behältst – und dein Podcast nicht zu einem zeitraubenden Klotz am Bein wird. Daher solltest du dir von vorn herein bestimmte Strukturen und Routinen schaffen, die dir helfen, Aufgaben systematisch abzuarbeiten und eine effektive Produktion ermöglichen.

Zeitmanagement und Effektivität

Ein guter Workflow beginnt mit einem soliden Zeitmanagement. Plane unbedingt frühzeitig und regelmäßig Zeit für deinen Podcast ein. Am besten planst du feste Zeiten für die verschiedenen Schritte deines Podcast-Prozesses ein. Von der Recherche über die Aufnahme bis zur Nachbearbeitung und Veröffentlichung – jede Phase sollte klar definiert und terminiert sein.

Zudem solltest du mit Checklisten, Vorlagen, Templates und vorgefertigten Einstellungen arbeiten. Wir gehen die Prozesse Schritt für Schritt durch.

Planung und Vorbereitung

Eine optimale Organisation beginnt bereits bei der Planung und Vorbereitung deiner Podcast-Produktion.

Themenfindung und Recherche

Die Planung beginnt mit der Auswahl der Themen für deinen Podcast. Dabei solltest du darauf achten, dass die Themen relevant und interessant für deine Zielgruppe sind. Nutze Tools wie Google Trends oder Answer The Public um herauszufinden, welche Themen aktuell gefragt sind und welche Fragen die Menschen beschäftigen.

Auch klassische SEO-Tools solltest du für deine Keyword-Analyse (mit der du Themen findest) mit einbeziehen.

Eine Themenliste hilft dir, den Überblick zu behalten und deine Themen und Content-Strategie gut durchdacht zu planen.

Tipp: Ideenliste

Kennst du das? Du sitzt vor dem Rechner und dir fallen einfach keine neuen Themen ein. Später gehst du mit dem Hund eine Runde spazieren und plötzlich sprudeln die Gedanken und Ideen. Damit du diese Ideen nicht vergisst – was oft der Fall ist sobald man wieder am Rechner sitzt – notiere sie dir immer direkt und sofort! Habe dafür immer eine Ideenliste griffbereit, um spontane Einfälle und Themenvorschläge festzuhalten, die du später verwenden kannst.

Am besten ist ein Onlinetool, auf das du von überall zugreifen kannst (bspw. Handy, iPad und Laptop) und das dann synchronisiert überall die Ideen aufzeigt. Je nach Struktur kannst du auf dieser Liste erst einmal nur sammeln und alles reinknallen, was dir einfällt. In einem weiteren Schritt sortierst du die Ideen thematisch bspw. in einem Planungstool weiter bis sie irgendwann im Redaktionsplan landen.

Tools wie Asana, Trello, Notion oder Notizen Tools von Google usw. eignen sich für so eine Ideenliste ganz gut. 

Content-Planung

Hast du Ideen gesammelt und recherchiert, geht es daran, die Inhalte der einzelnen Episoden vorzubereiten. In diesem Part kannst du extrem viel Zeit sparen, wenn du strukturiert vorgehst.

Hier sind einige Tipps, wie du den Prozess der Content-Planung optimierst:

• Redaktionsplan erstellen: Nutze digitale Tools, um einen übersichtlichen Redaktionsplan zu erstellen. Excel-Tabellen funktionieren zwar auch, aber flexibler bist du mit der Canvas-Methode und passenden Tools. Hier planst du deine nächsten Episoden – am besten für das ganze Quartal. Du behältst so den Überblick über deine Themen und Veröffentlichungsdaten. Und planst zudem, wann du welche Episoden erstellst.
  
• Batching: Plane und recherchiere mehrere Episoden auf einmal. Dies spart Zeit und hilft dir, thematisch zusammenhängende Inhalte zu produzieren. Du bist dann im Flow und wirst nicht immer wieder rausgerissen.
  
• Feste Tage mit festen Aufgaben: Richte dir feste Planungstage sowie Tage für die Erstellung des Skripts und Aufnahme-Tage ein. Bspw. ist Montag immer für Content-Erstellung und Donnerstag zeichnest du auf. Wenn du nicht von Woche zu Woche produzierst, können das dann auch mehrere Episoden auf einmal sein, dann hast du die Woche(n) darauf Zeit für andere Dinge. Oder du machst bspw. 1x im Monat eine ganze Podcast-Woche. Egal wie, finde für dich eine passende Struktur und committe dich zu dieser Regelmäßigkeit.
  
• Nutze Planungstools: Mit den richtigen Tools kannst du deinen Arbeitsprozess erheblich erleichtern. Planungs-Tools wie Trello, Asana oder Notion helfen dir dabei, deinen Workflow zu visualisieren und Aufgaben effizient zu managen. Du kannst mit ihnen deinen Redaktionsplan organisieren, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt überwachen. Sie helfen, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Schritte rechtzeitig abgeschlossen werden. Mit Automationen in diesen Tools kannst du zum Beispiel auch automatische E-Mails versenden oder Erinnerungen einstellen, um keine Deadlines zu verpassen.
  
• Mach auch mal Pause: Wer kennt es nicht? Man sitzt vor dem Rechner und muss eine neue Episode planen. Doch einem fällt einfach partout nichts ein. Kreativ sein auf Knopfdruck ist nicht immer so einfach. Wenn du wirklich gar nicht voran kommst, dann erzwinge es nicht. Mach ein Pause, einen Spaziergang oder widme dich einer anderen Aufgabe. Und probiere es zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal. Vielleicht hast du dann mehr Energie für ein paar neue tolle Episoden. (Aber schiebe es auch nicht unnötig vor dir her.)
  
• Hole dir Inspiration: Nutze Vorschläge von KI-Tools wie ChatGPT (als Inspiration) für Themen-Ideen, Gliederungen, Episoden-Titel, etc.

Effizienz-Tipps für Interviews:

• Checklisten: Erstelle Checklisten für die Vorbereitung und Durchführung von Interviews – sowohl für den Host und auch für die Interviewpartner*innen. So kannst du nicht nur sichergehen, dass du nicht vergisst, sondern kannst auch schneller die Aufgaben abarbeiten.
  
• E-Mail-Vorlagen: Nutze E-Mail-Vorlagen für die Kommunikation mit Interview-Gästen, bspw. wenn du sie anfragst oder wenn du sie nach der Aufzeichnung über neue Episoden informierst.
  
• Nutze Tools für Termine: Interview-Termine kannst du über Tools wie Calendly oder Tucalendi automatisieren – ohne ein langatmiges E-Mail-Pingpong.

Skript

Ein gutes Skript ist das Rückgrat jeder erfolgreichen Podcast-Episode. Es hilft dir, den roten Faden zu behalten und sicherzustellen, dass du alle wichtigen Punkte ansprichst. Dabei musst du nicht jedes Wort vorab festlegen, aber ein grober Ablaufplan mit den wichtigsten Themen und Fragen ist sehr hilfreich. Auch bei der Skript-Erstellung kannst du effizient vorgehen.

Egal ob du lieber Stichpunkte oder ein richtiges ausgeschriebenes Skript benutzt – du musst es nicht immer wieder neu erstellen. Eine Vorlage für eine strukturierte Vorbereitung deiner Episoden ist nicht nur wesentlich für den roten Faden und die Qualität deiner Episode, sondern hilft dir auch, nicht jedes Mal erneut über die Struktur grübeln zu müssen.

Du sparst Zeit bei der Aufnahme und Bearbeitung, da du genau weißt, was du sagen möchtest, und keine unnötigen Wiederholungen oder Abschweifungen einbaust, die im worst case später wieder mühselig rausgeschnitten werden müssen.

Zeiteffizienter Aufnahmeprozess

Technische Ausstattung

Für eine hochwertige Podcast-Aufnahme benötigst du nicht unbedingt teures Equipment. Eine gewisse Grundausstattung in guter Qualität sollte jedoch vorhanden sein, damit du dir in der Nachbearbeitung lange Verbesserungs-Prozesse sparst. 

Zwar sollte am Ton im Nachklang IMMER etwas optimiert werden, aber je nach Mikrofon, Einstellungen und Aufnahme-Gegebenheiten variiert die Qualität und somit der anschließende Eingriff in der Postproduktion.

Tipps:

• Gutes Mikro: Kaufe dir ein gutes (dynamisches) Mikrofon, dass nicht zu viel Nebengeräusche mit aufzeichnet und einen satten Klang hat. Günstige Modelle haben oft ein starkes Hintergrundrauschen. Verhindere dies und greife zu einem besseren Modell.
  
• Einstellungen: Stelle das Mikrofon richtig ein und verstelle diese Einstellungen zwischendurch nicht. (Notiere dir die Einstellungen, just in case, um sie direkt parat zu haben, wenn sie doch mal verstellt werden.)
  
• Kopfhörer: Trage immer (geschlossene) Kopfhörer um direkt zu merken, wenn etwas nicht stimmt. Um eine schlechte Qualität oder Wiederholung der Aufnahme zu vermeiden.

Effiziente Nutzung von Aufnahme-Software

Die Wahl der richtigen Aufnahme-Software kann dir viel Zeit und Nerven sparen. Für Interviews kannst du Tools wie Riverside* oder SquadCast* nutzen, die dir helfen, Interviews einfach und in hoher Qualität online aufzunehmen.

Diese Tools bieten oft auch Funktionen wie automatische Backups und Spurenverwaltung, die dir die Nachbearbeitung erleichtern. Darüber hinaus haben sie praktische Extra-Features wie automatische Transkripte und Clips erstellen. Diese Funktionen sind besonders nützlich, um nach der Aufnahme schnell und effizient weiterarbeiten zu können.

Durch so zuverlässige Tools wie diese kannst du sicherstellen, dass der Aufnahmeprozess so reibungslos und effizient wie möglich verläuft.

Effiziente Aufnahme

Auch bei der Aufnahmevorbereitung und Aufnahme selber kannst du einiges tun, um den Prozess zu beschleunigen bzw. zeitfressende Fehler zu vermeiden:

• Testaufnahme: Mache immer eine Testaufnahme, nicht dass du etwas falsch eingestellt hast und die Aufnahme wiederholen musst.
  
• Fester Platz: Richte dir wenn möglich einen festen Aufnahme-Platz ein, um nicht jedes Mal alles auf-  und abbauen zu müssen.
  
• Mehrere Episoden produzieren: Plane feste Zeiten für deine Aufnahmen ein und versuche, mehrere Episoden am Stück aufzunehmen, wenn du gerade im Flow bist. So kannst du produktiver arbeiten und hast gleich mehrere Episoden vorbereitet. Und demnach längere Zeit Ruhe.
  
• Fehler mit System: Wenn du dich versprichst, entwickele eine Routine, wie du diese im Schnitt schnell auffindest. Überlege, was du für ein Zeichen gibst. Bspw. 3x in die Hände klatschen und eine kurze Regieanweisung geben. Das siehst du dann direkt im Schnitt an der Tonspur und kannst schneller schneiden.

Zeit sparen in der Nachbearbeitung und beim Schnitt

Die Bearbeitung deiner Podcast-Episoden kann viel Zeit in Anspruch nehmen, aber es gibt Möglichkeiten, diesen Prozess zu optimieren.

Automatisierung und Tools für den Schnitt

• Vorlagen: Erstelle Templates und Presets für deine Software, die wiederkehrende Elemente wie Intro, Outro und Jingles sowie Mastering-Einstellungen deiner Stimme bereits enthalten. Dies spart Zeit bei jeder neuen Episode.
• Unterstützung beim Schnitt: Tools wie Descript* oder Resound können dir dabei helfen, automatische Schnitte und Bearbeitungen vorzunehmen, was dir manuelle Arbeit erspart. Aber Obacht! Die Tools sind leider (noch) etwas fehleranfällig und du musst es immer nochmal alles überprüfen. Gerne wird mitten in einem Wort was rausgeschnitten, das ähnlich einem „Ähm“-Sound klingt. Ich würde nie automatisch schneiden lassen, sondern nur die Vorschläge anzeigen lassen. Am Ende ist es sosnt nicht wirklich eine Zeitersparnis oder geht auf die Qualität.
• Sprechen üben: Die effektivste und zeitsparenste Variante beim Schnitt ist es jedoch, wenn du gar nicht erst all zu viele Versprecher in der Aufzeichnung hast. Bspw. wenn du dir abgewöhnst, „Ähm“ zu sagen, es dadurch keine oder nur wenige Ähms gibt, musst du nicht so viel schneiden. Wenn du dann noch das System mit dem 3x Klatschen machst, musst du nur noch zu diesen Punkten springen, um es zu schneiden.

Automatisierung und Tools für die Ton-Optimierung

• KI-Tonoptimierung: Tools wie Auphonic, Cleanvoice, Resound und Adobe Podcast bieten eine automatische Soundoptimierung an. Diese macht den Ton jedoch nicht immer zuverlässig besser. Das musst du unbedingt checken!
• Einige Tools haben bereits einen „Studio-Sound“ integriert bei der Aufnahme, wie bspw. Descript* und Riverside*, der die Aufnahme professioneller klingen lässt.
• Für einige Schnittprogramme (DAW) gibt es Integrations-Möglichkeiten von Plugins mit intelligenten Funktionen, wie bspw. Izotope.

Weitere Tools und Infos zu KI im Podcasting – Artikel coming soon.

Zeit sparen bei der Veröffentlichung und Promotion

Erstellung von Transkripten und Texten

KI-Tools wie Cherryp.AI oder Castmagic* können automatisch Transkripte deiner Episoden erstellen und verschiedene Texte daraus entwerfen. Durch die automatische Erstellung von Shownotes, Beschreibungen, Blogbeiträgen und Social-Media-Beiträgen sparst du zusätzlich Zeit und erhöhst bei richtigem Einsatz gleichzeitig die Reichweite deiner Inhalte. Aber auch hier gilt: Überprüfe und bearbeite die Ergebnisse der KI-Tools unbedingt nochmal.

Veröffentlichung und Promotion

Nach der Aufnahme und Bearbeitung deiner Podcast-Episode ist es Zeit für die Veröffentlichung und Promotion.

Die Veröffentlichung deiner Podcast-Episoden kann ebenfalls automatisiert werden. Auf die Plattformen wie Apple Podcasts, Spotify, Deezer, usw. kommen deine Episoden über einen RSS-Feed. Verwende dafür Podcast-Hosting-Dienste wie Podigee oder LetsCast.FM, die die Verteilung auf mehrere Plattformen gleichzeitig und automatisch ermöglichen.

Dort kannst du die Veröffentlichung deiner Folgen auch vorplanen. So musst du nicht jedes Mal manuell aktiv werden und kannst sicherstellen, dass deine Episoden regelmäßig und pünktlich erscheinen.

Social Media Automatisierungstools wie Buffer oder Hootsuite helfen dir, deine Episoden automatisch in den sozialen Medien zu teilen und zu bewerben, ohne dass du jede Plattform einzeln bedienen musst.

Zeitsparende Promotion-Strategien

Erstelle standardisierte Vorlagen für deine Episoden-Ankündigungen auf Social Media. Dies spart Zeit bei der Erstellung und sorgt für konsistente Kommunikation. Nutze bereits vorhandene Inhalte, um daraus Blogbeiträge, Zitate oder kurze Videos für Social Media zu erstellen. Tools wie Canva können dir dabei helfen, schnell und einfach visuell ansprechende Posts zu gestalten. Durch diese Strategien kannst du sicherstellen, dass deine Episoden die Aufmerksamkeit bekommen, die sie verdienen, ohne dass du dafür viel Zeit aufwenden musst.

Spare Zeit durch Outsourcing

Überlege, bestimmte Aufgaben auszulagern, um mehr Zeit für die inhaltliche Arbeit an deinem Podcast zu haben. Eine virtuelle Assistentin (VA) kann dir bei der Postproduktion, der Erstellung von Shownotes oder der Promotion helfen. Durch das Outsourcing dieser Aufgaben kannst du dich auf die kreative und strategische Arbeit konzentrieren und gleichzeitig sicherstellen, dass alle operativen Aufgaben effizient erledigt werden.

Achte darauf, verlässliche und erfahrene Partner*innen auszuwählen. Eine gute Zusammenarbeit mit Expert*innen kann die Qualität deines Podcasts erheblich steigern und dir gleichzeitig viel Arbeit abnehmen. Es ist wichtig, dass deine Partner*innen deine Vision und Arbeitsweise verstehen und unterstützen.

Wenn du noch mehr über die Möglichkeiten und Chancen des Outsourcings lesen willst, schau mal in diesen Beitrag.

Zusammenfassung: So gestaltest du deinen gesamten Podcast Arbeitsprozess effizienter

Hier nochmal ein fixer Überblick über die Möglichkeiten, wie du deinen Podcast-Produktionsprozess optimieren und effizienter gestalten kannst:

Erstellung von Vorlagen und Checklisten:

Erstelle Vorlagen und Checklisten für wiederkehrende Aufgaben. So sparst du dir die Zeit, immer wieder von vorne anfangen zu müssen. Beispiele sind:

• Preset im Schnittprogramm: Ein fertiges Template mit Intro, Outro und den richtigen Mastering-Einstellungen.
• E-Mail-Vorlagen: Für die Kommunikation mit Interview-Gästen (anschreiben, einladen, sie darauf hinweisen, dass die Folge online ist, ihnen danken, usw.).
• Skriptvorlagen: Für eine strukturierte Vorbereitung deiner Episoden.
• Redaktionsplan: Ein Plan, der die zeitliche Abfolge deiner Episoden festlegt.
• Grafikvorlagen: In Tools wie Canva kannst du Vorlagen für Grafiken erstellen, die du nur noch leicht anpassen musst
• Checklisten:
  – Für die Vorbereitung und Durchführung von Interviews. Sowohl für dich als Host als auch für die Interviewgäste
  – für den Produktions-Ablauf
  – für die Bewerbung deines Podcasts

Tools:

Mit den richtigen Tools kannst du deinen Arbeitsprozess etwas erleichtern und zeitsparend arbeiten wie bspw. mit:

• Calendly oder Tucalendi -> für Terminabstimmung + ggf automatisierter Mail
• Trello, Notion oder Asana -> als Organisationstool, für Checklisten, für den Redaktionsplan, für Aufgabenzuweisungen im Team, ggf. mit Automationen bspw. um Mails rauszuschicken, usw.
• ChatGPT oder Claude -> für Inspiration und Unterstützung bei der Content- Erstellung, Themen und Titeln
• Cherryp.AI oder Castmagic* -> für automatisch erstellte Shownotes, Beschreibungen, Blogbeiträge, SoMe-Beiträge, usw.
• Auphonic, Adobe Podcasts, Resound oder Descript* -> für die automatische Soundoptimierung und Unterstützung beim Schnitt
• Canva oder VistaCreate -> für eine einfache und schnelle Gestaltung von Grafiken (und Vorlagen)
• Riverside* -> für die automatische Erstellung von Transkript und (Magic) Clips, ggf. für einen fixen Interview-Schnitt (Video)
• Riverside*, SquadCast* -> für reibungslose und qualitative Remote-Interview-Aufzeichnungen
• Buffer oder Hootsuite -> für die Social-Media-Planung und Veröffentlichung

Podcast Produktions-Workflow:

Wenn du eine bestimmte Struktur beachtest und Routinen schaffst, kannst du deinen Podcast zeiteffizienter und stressfreier produzieren.

Zum Beispiel so:

• Plane frühzeitig und regelmäßig Zeit für deinen Podcast ein. Für Recherche, Termine und Absprachen (Interviews), Aufnahme, Nachbearbeitung usw.
• Habe immer ein Dokument (bspw. in deiner Cloud) auf Handy und Rechner griffbereit für Notizen zu spontan aufploppenden Ideen, Fragen, möglichen Interviewgästen, Kontakten, usw., um daraus später Podcastfolgen zu entwickeln.
• Erstelle in regelmäßigen Abständen einen Content- und Redaktionsplan und plane die Inhalte für ein paar Wochen vor.
• Wenn du 10-12 Folgen am Stück vorbereitest, hast du direkt ein paar Wochen oder Monate (je nach Frequenz) abgedeckt. Nimm mehrere Folgen am Stück auf. Vielleicht bist du gerade im Flow, dann kannst du gleich mehrere Folgen nacheinander aufnehmen. Aber Achtung: Irgendwann macht die Stimme nicht mehr mit.
• Produziere nicht von Episode zu Episode. Das setzt dich unter Umständen unter Druck und steht dir im Zweifel bei deiner Kreativität im Weg.
• Mach auch mal Pause. Wenn du gar keine Motivation hast, erzwinge es nicht. Probiere es zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal. Vielleicht hast du dann mehr Energie für ein paar neue tolle Episoden.
• Hole dir Unterstützung! Zum Beispiel eine VA. Lagere die Postproduktion aus, sodass du dich nur noch um den Content und das Marketing kümmern musst. So hast du den Kopf für die Vorbereitung, Inhalte und Aufnahmen.
  -> Du darfst dich sehr gern diesbezüglich bei mir melden 🙂

Ich hoffe, diese Tipps und Tools helfen dir, deinen Podcast Workflow zu optimieren. Damit du mehr Zeit für dein Kerngeschäft oder für dich hast 💛 Und damit dir auf lange Sicht Podcasting weiterhin Freude bereitet und sich der Prozess nicht als „HAVE TO DO“ mit Kopfschmerzen entwickelt.

Happy efficient Podcasting ☀️

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