Warum Aufgaben an eine Virtuelle Assistenz auslagern?

Warum du mit einer VA zusammen arbeiten solltest

Virtuelle Assistenz – vor einigen Jahren noch ein unbekannter Begriff und Berufszweig, heute aus der Online-Marketing-Welt kaum noch wegzudenken. Immer mehr Coaches und andere Selbständige greifen auf die Arbeit mit sogenannten „VAs“ zurück und genauso viele Selbständige gehen inzwischen diesem Berufszweig nach und werden Virtuelle*r Assistent*in. Auch ich gehöre dazu. 😀

Was ist eine virtuelle Assistenz?

Doch was genau macht eigentlich eine Virtuelle Assistenz und wie findet die Zusammenarbeit statt?

Virtuelle Assistent*innen sind selbständige externe Dienstleister*innen, die ihren Kund*innen zeitintensive Arbeit abnehmen. Das sind zumeist Aufgaben, die vom eigentlichen Kerngeschäft ablenken oder private Zeit kosten.

Die Dienstleistungen reichen von klassischer Administration über Online-Marketing bis hin zu komplexer Projektarbeit. Die Zusammenarbeit erfolgt virtuell, zeit- und ortsunabhängig.

Vorteile einer VA

Vielleicht bist du selber Selbständig und überlegst, eine VA an Bord zu holen? Ich möchte dich bei diesem Gedanken gern bestärken.

Mit einer VA zusammenzuarbeiten kann viele Vorteile für dich haben:

Kosten

Da VAs auf selbständiger Basis arbeiten, fallen für dich nur Kosten für tatsächlich erbrachte Leistungen an.
Es wird kein eigener Arbeitsplatz in deinem Büro benötigt und somit auch keine Büro-und IT-Ausstattung.
Du hast zudem weniger Personalkosten und Verwaltungsaufwände und musst dir keine Gedanken über Weihnachtsgeld oder Kündigungsschutz machen.

Effizienz

Du buchst eine virtuelle Assistentin nur spezifisch für bestimmte Aufgaben und nur für die Zeit, in der du Unterstützung benötigst.

Produktivität

VAs sind oft hochqualifiziert und auf bestimmte Dienstleistungen professionalisiert. Sie lieben genau die Aufgaben, die du wiederum (vermutlich) ungerne machst. Eine klassische Win-Win-Situation! Während sich also VAs der Bearbeitung deiner ausgelagerten Aufgaben widmen, kannst du dich auf den Kern deines Herzensbusiness konzentrieren.

Flexibilität

Durch eine ortsungebundene Zusammenarbeit ist der gesamte Prozess sehr flexibel gestaltet. Es wird alles digital erledigt und Termine sind schnell gemacht. Wenn deine VA Kapazitäten hat, kann sie direkt loslegen mit deinen Wünschen.

Zeit

VAs nehmen dir Tätigkeiten ab, die dir täglich deine Zeit rauben. Durch das Auslagern von Aufgaben kannst du dich nicht nur besser auf dein Kerngeschäft konzentrieren sondern gewinnst wertvolle Zeit für Familie und Freizeit.

Unbegrenzte Möglichkeiten

Oft beauftragst du eine VA für eine bestimmte Dienstleistung, auf die diese spezialisiert ist. Darüber hinaus kann es aber auch mal sein, dass du weitere Aufgaben abgeben willst. Wenn die Zusammenarbeit mit deiner VA gut läuft, frag sie doch, ob sie auch diese andere Aufgabe übernehmen kann. Oft können sich VAs in andere Strukturen und Tools schnell einarbeiten – oder sind es bereits, aber bieten dies nicht exklusiv an.

Risiken & Lösungen

Es kann natürlich auch mal zu Problemen in der Zusammenarbeit kommen. Aufgaben werden nicht so bearbeitet, wie der Auftraggeber es gerne hätte oder es hat menschlich nicht gepasst. Manchmal wurde aber auch einfach nicht klar kommuniziert und somit sind Missverständnisse aufgekommen.

Inzwischen kann sich jede*r einfach „Virtuelle Assistenz“ nennen und das ist kein Qualitätsmerkmal. Daher solltest du bei der Suche nach einer VA entweder auf Referenzen achten (aber bedenke: nur weil eine VA noch keine Referenzen hat, heißt das nicht, dass sie nicht optimal geeignet ist für deinen Auftrag) oder erst einmal ein Kennenlern-Arbeiten vereinbaren. Und vor allem solltest du mit ihr einen ersten Kennenlern-Videocall machen, um zu schauen, ob es menschlich passt. Das ist wirklich wichtig!

Darauf solltest du achten, damit die Zusammenarbeit funktioniert

• Überlege, welche Erfahrung und Kenntnisse die VA braucht: Sollte die VA über besonderes Know-How verfügen oder kannst du sie ggf. einarbeiten und ihr alles Nötige beibringen?
• Mache einen Kennenlern-Videocall, um zu schauen, ob es menschlich passt
• Mache ein ausführliches Briefing und kommuniziere genau, was du dir wünschst, was die Aufgaben und die Ziele sind, usw. – damit es nicht zu Missverständnissen kommt
• Führe regelmäßig Feedback- und Update-Gespräche
• Sprich Probleme an und probiere, gemeinsam mit deiner VA eine Lösung zu finden wenn etwas mal nicht ganz rund läuft
• Gib auch mal ein Lob zwischendurch raus, wenn du zufrieden bist 🙂

Eine VA suchen und finden

Du möchtest mit einer VA zusammenarbeiten und fragst dich, wo du sie findest?

Es gibt mehrere Social Media Plattformen, auf denen Virtuelle Assistent*innen aktiv sind, wie Facebook (bspw. in speziellen VA-Gruppen), Instagram oder LinkedIn.
Zudem gibt es Vermittler-Agenturen und Plattformen wie Fernarbeit.net, MyVPA oder Strandschicht.de.

💬 „Suche Virtuelle Assistenz“
Frage sonst auch in deinem Netzwerk einfach mal nach, vielleicht kann dir jemand eine VA empfehlen.

Je nachdem, für was du eine*n Virtual Assistant benötigst, kannst du aber auch nach den speziellen Dienstleistungen im world wide web suchen, wie bspw. „Podcast-Service“ oder „Podcast VA“.

Deine Chance für ein wachsendes Business

Wenn du einige Punkte bedacht und eine passende VA gefunden hast, wirst du schnell merken, was das für eine Bereicherung ist. Eine Virtuelle Assistenz stärkt dir den Rücken und entlastet dich im Tagesgeschäft. Sie bringt vielleicht sogar frischen Wind, eigene Ideen und neuen Input mit ein. Und sie ermöglicht es dir, den Raum und die Zeit zu finden, um dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren und somit dein Unternehmen weiter wachsen zu lassen.

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Du bist Selbständig und suchst Unterstützung für dein Business?
Zum Beispiel für Aufgaben, mit denen du dich nicht beschäftigen willst? Dann kann ich dir nur raten: Nutze diese tolle Möglichkeit und hole eine VA an Bord! Für dein Business und für deine Work-Life-Balance! Achte aber unbedingt darauf, dass sie zu deinen Themen und Bereichen passt, die du outsourcen möchtest. Und fast noch wichtiger: Dass sie zu dir passt!

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Dann habe ich einen Herzens-Tipp für deinen Start: Ich habe zum Start den Durchstarter Kurs 2.0* von Nadine Abdussalam gemacht und kann ihn wärmstens empfehlen! Du bekommst hier ein Rundum-Paket und viel Support und Know-How, um dein eigenes VA-Business aufzubauen. Es ist eine echte Erleichterung für den Start, dieses geballte Wissen strukturiert vermittelt zu bekommen ohne Sorge haben zu müssen, dass man wichtige Punkte vergisst.

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